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Visums­prozess: schnell & digital.

Visums­prozess.

Digitaler Visums­prozess mit klaren Workflows, schneller Freigabe und voller Trans­parenz.

Mit dem digitalen Visums­prozess von Abacus steuerst du Freigaben zentral, nachvoll­ziehbar und ohne Papier. Workflows laufen automa­tisch, alle Betei­ligten sehen jederzeit, wo ein Beleg steht und was als Nächstes zu tun ist.

«Wer prüft was, und wo steht der Beleg jetzt? Genau das löst der digitale Prozess.“

Elvis Vejsi­lovic, Prozess­spe­zialist

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Deine Heraus­for­derung im Alltag:

Freigaben laufen heute über Papier oder E‑Mail, langsam, fehler­an­fällig und ohne klare Übersicht. Niemand sieht auf einen Blick, wo ein Beleg steckt, wer noch visieren muss oder weshalb etwas abgelehnt wurde. Das führt zu Verzö­ge­rungen, Mehraufwand und fehlender Trans­parenz in Kredi­toren- und Debito­ren­pro­zessen.

Das erhältst du mit dem Visums­prozess

Mit dem Abacus-Visums­prozess steuerst du alle Freigaben zentral, digital und nachvoll­ziehbar. Workflows greifen automa­tisch nach Betrag, Rolle oder Projekt und zeigen jederzeit, wo ein Dokument steht. Belege werden korrekt zugewiesen, fehler­hafte Rechnungen sauber zurück­ge­wiesen und alle Freiga­be­schritte proto­kol­liert.

Kernfunk­tionen.

  • Freigabe-Cockpit in MyAbacus

    Alle offenen Freigaben auf einen Blick: Status, Zustän­dig­keiten, nächste Schritte, direkt visieren, warten oder ablehnen. Das reduziert Nachfragen und beschleunigt den Prozess.

  • Dynamische Workflows & Betrags­li­miten

    Freigaben richten sich automa­tisch nach Regeln wie Betrag, Rolle oder Projekt. Ab bestimmten Schwellen (z. B. 10’000 CHF) greift automa­tisch eine zusätz­liche Stufe.

  • OrgStruktur-Integration

    Verändert sich die Firmen­struktur, passen sich die Workflows automa­tisch an, ohne manuelle Nachpflege.

  • Automa­tische Projekt-Zuordnung (DeepO)

    Rechnungen werden intel­ligent erkannt und dem richtigen Projekt­ver­ant­wort­lichen zugewiesen. Das verhindert Fehllei­tungen und spart Zeit.

  • Rückwei­sungen inklusive Notiz

    Fehler­hafte Rechnungen können direkt mit Kommentar abgelehnt werden. Liefe­ranten erhalten automa­tisch eine E‑Mail mit der Begründung.

  • Platt­form­un­ab­hängig

    Freigaben mobil oder im Browser erledigen, ideal für Führungs­kräfte oder Mitar­bei­tende welche unterwegs.

  • Debitoren-Visum Versand

    Verkaufs­do­ku­mente wie Offerten oder Auftrags­be­stä­ti­gungen digital prüfen und visieren. Alle relevanten Dokumente erscheinen als PDF inklusive Dossier-Beilagen.

  • Monitoring & Audit-Trail

    Ein vollstän­diges Protokoll zeigt, wer wann visiert hat. Das Visums­pro­tokoll wird automa­tisch im Dossier abgelegt.

Der Visums­prozess passt zu diesen Use Cases.

Kredi­toren-Beleg­freigabe

Rechnungen digital prüfen, zurück­weisen oder freigeben mit klaren Status­an­gaben und vollstän­diger Dokumen­tation.

Dank DeepO werden Belege automa­tisch der verant­wort­lichen Person zugeordnet, ohne manuelle Vorse­lektion.

Offerten, Auftrags­be­stä­ti­gungen oder weitere Dokumente im mehrstu­figen Workflow visieren, schnell, trans­parent und vollständig nachvoll­ziehbar.

Häufig kombi­niert mit.…

  • Kredi­to­ren­buch­haltung

    Automa­ti­sierte Verar­beitung einge­hender Rechnungen und direkte Übergabe in Workflows.

  • Debito­ren­buch­haltung

    Einbettung der Debitoren-Freigaben in Offerte, Auftrag, Faktura und Mahnwesen.

  • AbaClik & MyAbacus

    Mobiles Prüfen und Visieren, ideal für Geschäfts­leitung und Projekt­lei­tungen.

  • DeepO & DeepBox

    Intel­li­gente Beleg­erkennung und revisi­ons­si­chere Ablage direkt im Dossier.

Bereit, dein Unter­nehmen digital voran­zu­treiben?

Lass uns gemeinsam anschauen, wie der Visums­prozess dein KMU verein­facht.

Visums­prozess kennen­lernen

FAQ

Wie sehen meine Freigaben zentral aus?

Im Freigabe-Cockpit in MyAbacus inkl. Status, PDF-Vorschau und direkter Aktion.

Was passiert mit fehler­haften Rechnungen?

Sie können zurück­ge­wiesen und mit Kommentar an den Liefe­ranten gemeldet werden.

Wie werden Projekt­rech­nungen erkannt?

DeepO identi­fi­ziert Projekt­rech­nungen automa­tisch und weist sie der richtigen Person zu.

Kann ich mehrstufige Freigaben abbilden?

Ja, über dynamische Workflows mit Betrags­grenzen oder Rollen­logik.

Gibt es ein vollstän­diges Protokoll?

Ja, der Audit-Trail wird automa­tisch im Dossier abgelegt.

Wie läuft das Debitoren-Visum ab?

Per Inbox-Benach­rich­tigung mit PDF und Dossier-Dokumenten. Aktionen: Freigeben, Warten, Ablehnen.