Ferien sind erst dann erholsam, wenn du nicht ständig ans Büro denkst. Mit ein paar Vorbereitungen läuft der Betrieb weiter, während du abschaltest und je digitaler deine Prozesse sind, desto weniger musst du überhaupt vorbereiten.
Das Wichtigste in Kürze: Damit dein Büro auch in den Ferien läuft, regelst du vorab fünf Dinge: Vertretungen und Freigaben, Zahlungsläufe, Belegfluss, offene Debitoren und mobile Freigaben. Je durchgängiger deine Finanzprozesse digitalisiert sind, zum Beispiel mit Abacus, desto weniger musst du überhaupt vorbereiten.
Kennst du das? Der Koffer ist gepackt, die Abwesenheitsnotiz steht und trotzdem bleibt dieses ungute Gefühl: Werden die Rechnungen bezahlt? Bleibt eine Freigabe liegen? Stimmt die Liquidität, wenn niemand hinschaut?
Dieses Gefühl entsteht selten wegen der Ferien selbst. Es entsteht, weil zu viel an einer einzigen Person hängt. Genau da lohnt sich ein kurzer Blick auf deine Prozesse, bevor du gehst.
Deine Ferien-Checkliste in fünf Schritten.
Warum das Ganze mit digitalen Prozessen viel einfacher wird.
Die Checkliste zeigt ein Muster: Je mehr deine Abläufe automatisiert und an einem Ort gebündelt sind, desto weniger musst du vorbereiten. Die Arbeit läuft weiter, weil sie nicht an dir hängt, sondern am System.
Der grösste Bremsklotz sind dabei oft Insellösungen. In vielen Treuhandunternehmen laufen mehrere Systeme parallel, eines für die Buchhaltung, eines für die Zeiterfassung, eines für Dokumente, eines für die Zahlungen. Jedes für sich mag funktionieren. Aber die Übergaben dazwischen passieren von Hand, und genau diese Schnittstellen brauchen dich. Fällst du aus, steht der Prozess.
Wer seine Kernprozesse durchgängig in einer Umgebung abbildet, gewinnt doppelt: weniger manuelle Übergaben im Alltag und eine echte Ferienabwesenheit, ohne dass etwas liegen bleibt.
Kleiner Exkurs: Warum Digitalisierung so oft harzt.
Die meisten Digitalisierungsprojekte scheitern nicht an der Software. Sie scheitern am Übersetzen.
Auf der einen Seite steht jemand, der Treuhand kann, aber die Technik nicht. Auf der anderen jemand, der die Technik beherrscht, aber noch nie einen Abschluss unter Zeitdruck erlebt hat. Dazwischen gehen Zeit, Nerven und die Hälfte der guten Ideen verloren.
Genau diese Lücke haben wir bei Dorean bewusst geschlossen. Rund die Hälfte unseres Teams kommt selbst aus dem Treuhand, wir haben also schon auf der anderen Seite des Schreibtischs gesessen, wissen, wie sich ein Fristenende anfühlt, und reden nicht in Feature-Listen, sondern in deinem Alltag. Die andere Hälfte, unsere Support- und IT-Leute, sorgt dafür, dass aus einer guten Idee auch ein System wird, das morgens um acht wirklich läuft.
Und weil wir als Abacus-Goldpartner alles auf einer Plattform abbilden, löst sich nebenbei das Insellösungen-Problem von vorhin auf: ein System statt vier, keine Übergaben mehr von Hand, mehr Zeit fürs Kerngeschäft. Kein Zauber, einfach weniger Reibung.
Und jetzt: Ferien.
Geh die fünf Punkte vor deiner Abwesenheit durch und wenn du merkst, dass zu vieles an dir hängt, ist das ein guter Zeitpunkt, deine Prozesse einmal genauer anzuschauen.
Wir helfen dir dabei, deine Abläufe so aufzustellen, dass sie auch ohne dich weiterlaufen. Damit die nächsten Ferien wirklich Ferien sind.
FAQ-Bereich.
Regle vorab fünf Dinge: Vertretungen und Freigaben festlegen, Zahlungsläufe im Voraus planen, den Belegfluss automatisieren, offene Debitoren prüfen und den Mahnlauf vorbereiten sowie mobile Freigaben aktivieren. So laufen die wichtigsten Finanzprozesse auch ohne dich weiter.
Lege vorab eine Vertretung fest und hinterlege die Freigabeberechtigungen in deiner Buchhaltungssoftware. In Abacus lassen sich Vertretungen und Freigaben so einrichten, dass niemand blockiert ist, nur weil eine Unterschrift fehlt.
Weil durchgängige digitale Prozesse nicht an einer einzelnen Person hängen. Wo Belege, Zahlungen und Freigaben automatisiert in einem System laufen, bleibt weniger liegen und du musst vor den Ferien deutlich weniger vorbereiten.